Poslovne enote

Stran omogoča kreiranje novih poslovnih enot in urejanje ter upravljanje obstoječih.

Osnovni pogled vsebuje tabelo poslovnih enot s stolpci za ime, e-pošto nabiralnika, aktivni status in urejanje.

Seznam poslovnih enot na osnovnem pogledu.

Urejanje aktivnosti poslovne enote

V stolpcu Aktivna lahko s stikalom aktivirate ali deaktivirate poslovno enoto.

Stikalo za aktivacijo in deaktivacijo poslovne enote

Dodajanje nove poslovne enote

Kliknite gumb Dodaj poslovno enoto + na vrhu tabele.

Odpre se okno z obrazcom za vnos poslovne enote, kjer se nahajajo različni sklopi nastavitev.

Osnovne informacije

Pri osnovnih informacijah vnesete davčno številko in ime poslovne enote. V kolikor je vaše podjetje v registru podjetij, se bo ime poslovne enote izpolnilo samo.

Osnovne informacije o poslovni enoti

Možnosti nastavitev glede na tip integracije

Ko dodate ali urejate poslovno enoto, lahko konfigurirate nastavitve integracije glede na izbrano vrsto integracije (npr. eSlog, Infor, Minimax). Sam način integracije lahko spremenite v zavihku Organizacija. Za eSlog lahko nastavite uvozno e-pošto, konfiguracijo izvoza in potek obdelave. Za Infor lahko konfigurirate uvozno e-pošto in druge specifične nastavitve. Za Minimax boste videli konfiguracije, specifične za Minimax.

Nastavitve uvoza podatkov

V tem sklopu lahko nastavite email naslov za prejemanje računov v Typless nabiralnik. Vpisati je potrebno samo začetni del emaila, saj se končnica že nahaja na koncu polja. S klikom na zeleni okvirček na koncu polja lahko kopirate celoten email naslov, ki ste ga vpisali.

Email nabiralnik lahko spreminjate, mora pa biti unikaten v sistemu.

Nastavitve uvoza podatkov

Dovoljeni pošiljatelji

Urejanje kdo lahko pošilja dokumente v Typless nabiralnik te poslovne enote.

• Dovoli vse pošiljatelje - Če je to stilako vključeno, potem lahko kdorkoli pošilja dokumente v to poslovno enoto. Če stikalo, ni vključano se pojavita tudi polji za dovoljene e-poštne naslove in dovoljene domene.

• Dovoljeni e-poštni naslovi - Kateri maili (poleg tistih, nastavljeni na ravni organizacije) bodo lahko pošiljali dokumente v to poslovno enoto.

• Dovoljene domene - Maili iz katerih domen (poleg tistih, nastavljeni na ravni organizacije) bodo lahko pošiljali dokumente v to poslovno enoto. Primer: če napišete "podjetje.si", potem bodo vsi e-mail naslovi, ki imajo na koncu "podjetje.si" lahko pošiljali dokumente.

Nastavitve obvestil

V tem sklopu lahko urejate, kako in kdaj se pošiljajo obvestila za posamezno poslovno enoto.

• Uporabi privzete nastavitve organizacije - Če želite, da so nastavitve za poslovno enoto iste kot ste jih nastavili na nivoju organizacije, kliknite na stikalo.

• E-poštni naslovi za obvestila - Vnesite e-poštne naslove, na katere želite prejemati obvestilo o prispelih računih za poslovno enoto.

• Obvestila o novih dokumentih - Omogočanje pošiljanja obvestil uporabnikom Typlessa za vsak nov dokument, prejet v Typless nabiralnik.

• Avtomatski odgovor - Pošlji avtomatski odgovor pošiljatelju po tem, ko pošlje dokumente v Typless nabiralnik.

Nastavitve procesiranja

V tej sekciji lahko urejate nastavitve procesiranja dokumentov v posamezni poslovni enoti.

• Pregled podatkov

  • Potrditev brez pregleda Če nastavite obvezen pregled, bo dokument na voljo za pregled v portalu, da ga lahko potrdite ali zavrnete.

  • Obvezen pregled Če nastavite potrditev brez pregleda, bo Typless v ozadju avtomatsko prenašal vse procesirane račune glede na tip izvoza za vsako poslovno enoto. Ustvarjene eSlog datoteke bodo vsebovale prepoznane podatke, ki pa lahko vsebujejo napake. V tem primeru boste morebitne prepoznane podatke lahko popravili v vašem računovodskem programu.

• Avtomatsko ločevanje dokumentov

  • Funkcija ob vklopu avtomatsko loči dokument, označen z našo štampiljko za ločevanje.

  • Ožigosane dokumente pošiljajte v Typless nabiralnik poslovne enote ali ga direktno naložite v modul Pregled, kjer se vam bo dokument samodejno razbil.

  • Štampiljko lahko naročite tako, da nam pišete na [e-mail]

Avtomatsko ločevanje je na voljo samo za Napredne in Poslovne uporabnike. Več o tem

Ožigosanih dokumentov ne pošiljajte v Minimax nabiralnik, saj jih Typless v tem primeru ne prepoznava in jih ne razbije na posamezne enote.

• Izvleči izvirne postavke računa in jih dodaj v ustvarjen eSlog

  • Namesto DDV stopenj na računu, ki delujejo kot postavke računa, bo ustvarjen eSlog vseboval izvirne postavke.

Prepoznava postavk je na voljo samo za Napredne in Poslovne uporabnike. Več o tem

Nastavitve izvoza podatkov

V tem razdelku lahko urejate nastavitve izvoza podatkov glede na posamezno poslovno enoto.

Tip izvoza podatkov

• Izvoz preko API-ja

  • V kolikor izberete način Izvoz preko API-ja, se vam dokumenti po potrditvi nikamor ne izvozijo. Ta način je primeren za vse, ki prenašajo podatke preko API integracije.

• Email

  • Pri tem tipu izvoza se vam prepoznani podatki izvažajo na izbran email. Ko izberete to možnost, se vam pod tipom izvoza pojavi polje za vnos email naslova, na katerega želite prejemati prepoznane podatke.

• Mapa na računalniku (samo za namizno različico)

  • Ko izberete možnost izvoza Mapa na računalniku, se vam prikaže polje za izbiro mape. Mapo je pred izborom potrebno kreirati ali uporabiti obstoječo. V to mapo se vam bodo po potrditvi avtomatsko izvažali vsi računi te poslovne enote.

Ta funkcionalnost je na voljo samo v namizni različici aplikacije!

Izvozi eSlog ovojnico skupaj z eSlog XML

• V primeru da izberete to možnost, se bo pri izvozu datoteke ustvarila tudi eSlog ovojnica. To je dokument, ki združuje PDF datoteko in eSlog XML datoteko. Ta nastavitev je obvezna v primeru SAOP povezave.

Dodaj predpono datuma in časa pri imenu izvožene datoteke

• Ta nastavitev se vklopi, v kolikor želite, da vam datoteko z več računi Typless avtomatsko shrani po vrsti glede na vrstni red računov v PDF-ju.

• Izvožena datoteka bo dobila predpono časovnega žiga glede na to, kdaj je bila datoteka ustvarjena v sistemu. V praksi to pomeni, da če smo imeli datoteko "test.pdf" in smo jo na sistem naložili 30. januarja 2025 ob 12.42, potrdili pa 31. januarja 11.32, bo datoteka ob izvozu dobila ime "2025_01_30_12_42_11_test.pdf" → leto_mesec_dan_ura_minuta_sekunda_<ime_datoteke>. To pomeni, da bodo v mapi za izvoz datoteke urejene glede na to, kdaj so prišle oz. bile naložene v sistem.

Ko končate z nastavitvami poslovne enote, kliknite na gumb Shrani zgoraj desno.

Brisanje poslovne enote

Kliknite tri pike v stolpcu Urejanje za poslovno enoto in izberite Izbriši.

Prikaže se potrditveno okno. Če svojo odločitev potrdite, bo sistem odstranil poslovno enoto in z njo povezane podatke. Podatkov ni več mogoče dobiti nazaj.